屏東縣滿州國中校務評鑑
考核項目
指標1-3-3 說明執行具體做法
一、100學年度總務處文書組實施計畫
屏東縣立滿州國民中學100學年度總務處文書組實施計畫
一、作業依據
（一）
臺灣省各機關文書處理實施要點。88.1
（二）
機關檔案管理作業手冊。90.12
（三）
屏東縣各機關公文管制與考核實施要點、屏東縣政府
處理人民申請案件作業要點、屏東縣政府處理人民陳請
案件作業要點。90.01
（四）檔案法令解釋彙編。92.10
（五）檔案目錄公布有關保密義務法規條文彙編。93.05
（六）檔案法令彙編。94.10
（七）檔案法令解釋彙編。95.12
二、應用電腦資訊系統
（一）公文電子資料交換作業電腦應用系統
（二）屏東縣政府機關學校基層機關公文整合系統（精融科
技）
（三）筆硯Web公文製作系統
（四）檔案管理局檔案目錄建檔軟體
（五）檔案管理局機關檔案管理資訊網
（六）檔案管理局全球資訊網
（七）屏東縣政府電子公佈欄（97年4月1日啟用）
三、編制人員
（1）文書組長一人
四、執行業務
（一）校務會議及行政會議記錄
（二）收發公文（含電子收文及發文）
（三）公文檔案整理建檔及歸檔
（四）公報彙整保存
（五）印信管理及上級臨時交辦事項
（六）信件收發
五、經費預估
（一）郵資：年平均約14000元
（二）列印公文費14100元
（三）公文列印紙張每年約10箱約12000元（1箱10包×1050
元）。
（四）其他文具、機具維修3500元（不含電腦設備汰換）。
（五）年度總計約43600元
六、本計畫呈校長核准後公佈實施，修正時亦同。
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（公文處理請依表呈判）
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承辦單位
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公務項目
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分層負責劃分
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第一層
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第二層
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第三層
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項目
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校長
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主任
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組長
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教
務
處
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擬定(修定)教務章則及計畫
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核定
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擬辦
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教
設
組
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1、擬定教學實施計畫
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核定
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審核
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擬辦
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2、彙集各科教學研究計畫、擬定各科教科書評選及採購計畫
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核定
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審核
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擬辦
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3、編製各班日課表教師課表、會同各科教師擬定教學進度、規劃辦理教職員工資訊研習
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核定
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審核
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擬辦
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4、學校資訊設備之充實及維護
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核定
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審核
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擬辦
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5、查核各科實際教學進度
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核定
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審核
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擬辦
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6、辦理教師缺補課調課及兼代課事宜
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核定
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審核
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擬辦
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7、調閱各班教學日誌、調閱學生作業、圖書館管理及圖書採購編目
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核定
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擬辦
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8、會同總務處計畫及支配全校教學
設備、專科教室管理 |
核定
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擬辦
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9、辦理學生假期學藝活動
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核定
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審核
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擬辦
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10、辦理科學展覽及學藝競賽
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核定
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審核
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擬辦
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11、辦理升學指導
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核定
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審核
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擬辦
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12、處理定期考試試務工作
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核定
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擬辦
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13、其他有關教學事項
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核定
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審核
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擬辦
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註
冊
組
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1、辦理學生入學、 編班、 註冊
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核定
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審核
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擬辦
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2、編定學生學號、整理、填報及保
管學籍簿冊 |
核定
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擬辦
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3、辦理學生轉入、轉出、中輟生復
學事宜 |
核定
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審核
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擬辦
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4、學生成績之統計 、編製及寄發學
生成績單 |
核定
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審核
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擬辦
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5、辦理結算學生畢業成績
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核定
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審核
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擬辦
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6、造報入學生名冊、畢業生名冊
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核定
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審核
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擬辦
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7、填報學生學籍各統計表
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核定
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審核
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擬辦
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8、核發畢業證書及學生各項證明
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核定
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審核
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擬辦
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9、受理各項減免申請
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核定
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審核
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擬辦
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10、辦理獎學金
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核定
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審核
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擬辦
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11、其他有關註冊事項
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核定
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審核
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擬辦
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|||
學
務
處
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擬定(修定)訓導章則及計畫
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核定
|
擬辦
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訓
育
組
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1、民主法治教育之計畫與執行
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核定
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審核
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擬辦
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2、辦理新生訓練
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核定
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擬辦
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3、擬定導師制實施辦法
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核定
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審核
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擬辦
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4、訂定學生自治指導辦法
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核定
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審核
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擬辦
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5、訂定教室佈置要點
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核定
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擬辦
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6、辦理學生社團活動
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核定
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審核
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擬辦
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7、調閱學生週記
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核定
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擬辦
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8、辦理社會教育
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核定
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審核
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擬辦
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9、生活教育之計畫與執行
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核定
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審核
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擬辦
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10、掌管學生出席及點名事宜
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核定
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擬辦
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11、處理學生請假及缺課事宜
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核定
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擬辦
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12、處理學生獎懲事宜
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核定
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審核
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擬辦
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13、處理學生偶發事件
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核定
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審核
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擬辦
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14、指導學生校外生活
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核定
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審核
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擬辦
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15、學生防災及防護訓練
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核定
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審核
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擬辦
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16、學生交通安全教育與服務
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核定
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審核
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擬辦
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17、其他有關生活教育事項
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核定
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審核
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擬辦
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體衛組
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1、擬定體育(體能)發展計畫
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核定
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審核
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擬辦
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2、辦理班際運動競賽
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審核
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擬辦
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3、擬定全校運動會計畫
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核定
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審核
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擬辦
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4、管理體育器材設備
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擬辦
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5、指導學生體育團隊
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擬辦
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6、其他有關體育事項
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核定
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審核
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擬辦
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7、擬定全校衛生教育計畫
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核定
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審核
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擬辦
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8、辦理全校資源回收及垃圾 減量
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核定
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審核
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擬辦
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9、辦理學生健康檢查
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審核
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擬辦
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10、管理學校環境衛生
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擬辦
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11、辦理學生平安保險理賠事宜
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核定
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審核
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擬辦
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12、其他有關衛生事項
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核定
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審核
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擬辦
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人
事
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組織編制
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1、擬定行政組織系統表
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核定
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擬辦
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2、擬定教職員員額編制及辦事細則
事宜
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核定
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擬辦
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3、彙整分層負責明細表
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核定
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擬辦
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任免
遷調 |
1、教職員任免遷調、資歷證件之審核與簽辦
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核定
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擬辦
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2、教師登記之辦理與核簽
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核定
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擬辦
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薪俸
銓敘 |
1、教職員薪俸之簽辦
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核定
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擬辦
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2、職員銓敘案件之審查核轉
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核定
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擬辦
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差勤管理
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1、差假登記
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擬辦
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2、訂臨時外出辦法
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核定
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擬辦
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3教職員出勤差假管理
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核定
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擬辦
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獎懲考核
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1、辦理教職員獎懲案
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核定
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擬辦
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2、教職員成績考核事項
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核定
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擬辦
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出國
進修 |
1、審核教職員因公務出國事宜
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核定
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擬辦
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2、教職員訓練進修之選調事宜
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核定
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擬辦
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待遇
福利 |
1、教職員待遇之審核
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核定
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擬辦
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2、教職員工申請生活津貼各項補助之審核與造報核轉
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核定
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擬辦
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3、辦理教職員公保事宜
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核定
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擬辦
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4、辦理教職員全民健康保險
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核定
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擬辦
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退撫
資遣 |
1、教職員退休資遣案之辦理與核轉
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核定
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擬辦
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2、教職員撫卹案之辦理與核轉
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核定
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擬辦
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人事資料
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1、人事資料調查與統計
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核定
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擬辦
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2、人事資料動態登記與編報
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核定
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擬辦
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3、調職人員人事資料之移轉
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核定
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擬辦
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緩召
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1、辦理教職員後備軍人緩召事宜
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核定
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擬辦
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2、離職人員緩召轉移事宜
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核定
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擬辦
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其他
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1、填發服務離職證明書
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核定
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擬辦
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2、其他有關人事事項
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核定
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擬辦
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會
計
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歲計
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1、編造預算及預算分配
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核定
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擬辦
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2、追加減預算之擬編製
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核定
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擬辦
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3、辦理經費流用
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核定
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擬辦
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1、收支憑證之核簽
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核定
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擬辦
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2、會簽公庫支票
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核定
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擬辦
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3、編製記帳憑證
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核定
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擬辦
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4、登記帳簿(包括日記表、總分類帳、明細分類帳)
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核定
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擬辦
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5、盤點財物現金
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核定
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擬辦
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6、整理預收預付代收代付應收應付款項帳目
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核定
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擬辦
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7、編製會計報告、決算
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核定
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擬辦
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統計
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1、會計統計報表之編製與審核
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核定
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擬辦
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2、其他教育統計報表之審核
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核定
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擬辦
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其他
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1、主計人員獎懲考核
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核定
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擬辦
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2、上級主計機關及校長交辦事項
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核定
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擬辦
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準備登入電子收文系統
登入電子收文系統
下載接收電子公文
收文清單
公文歸檔
（１）歸檔案件，均依規定辦理查檢作業，並於總收發文簿登錄歸檔。
（２）辦畢案件均依規定於十五日內歸檔，對於逾期歸之案件，定期辦理稽催。
（3）依組織與業務性質區分，訂定本校檔案分類及保存年限區分表（後由屏東縣政府統一）。
（4）案件均依規定著錄，含機關全銜、文別、受（發）文者、保存年限、發（來）文日期、字號、文號及附件。
（5）檔案裝訂加裝封面及封底，檔案依處室分類號大小放置檔案櫃八照規定排放。
（6）放置檔案櫃，設置消防設備、照明設備並保持乾燥適溫
環境，至於防盜措施係配合本校辦公室安裝保全設備，
俾於非上班時間強化安全機制。
（7）本校近年度調案數量略增，均依規定由調案人向文書組長申請調案。
（8）逾期未歸還之檔案，查催調案者儘速辦理歸還，如須續借請其辦理續借。
各處室以紙本歸檔公文
依各處室組為單位歸檔
1.
郵件公文、電子公文收文有緊急時效公文時，原所收公文按規定呈閱，另列﹝影﹞印一份交由承辦人員，向校長報告處理情形。
2.
各處室每天指定專人，上教育處網站檢視公告，依所要求時效間內完成填報。
屏東縣立滿州國民中學101學年度總務處文書組實施計畫
一、作業依據
（一）
臺灣省各機關文書處理實施要點。88.1
（二）
機關檔案管理作業手冊。90.12
（三）
屏東縣各機關公文管制與考核實施要點、屏東縣政府
處理人民申請案件作業要點、屏東縣政府處理人民陳請
案件作業要點。90.01
（四）檔案法令解釋彙編。92.10
（五）檔案目錄公布有關保密義務法規條文彙編。93.05
（六）檔案法令彙編。94.10
（七）檔案法令解釋彙編。95.12
二、應用電腦資訊系統
（一）公文電子資料交換作業電腦應用系統
（二）屏東縣政府機關學校基層機關公文整合系統（精融科
技）
（三）筆硯Web公文製作系統
（四）檔案管理局檔案目錄建檔軟體
（五）檔案管理局機關檔案管理資訊網
（六）檔案管理局全球資訊網
（七）文書及檔案管理電腦化作業規範（99年修正版）
（八）文書處理手冊99年3月
三、編制人員
（一）超編文書組長一人
四、執行業務
（一）校務會議及行政會議記錄
（二）收發公文（含電子收文及發文）
（三）公文檔案整理建檔及歸檔
（四）公報彙整保存
（五）印信管理及上級臨時交辦事項
五、經費預估
（一）郵資：年平均約14000元
（二）列印公文費16500元
（三）公文列印紙張每年約12箱約14000元（1箱12包×1050
元）。
（四）其他文具1000元（不含電腦設備汰換）。
（五）年度總計約45500元
六、本計劃呈校長核准後公佈實施，修正時亦同。
壹、總則
一、依據：屏東縣政府所屬機關學校文書處理實施要點及文書流程管理要點。
二、目的：為增進本校文書處理效率，管制公文流程，提高公文品質，特訂定本要點
三、所稱文書處理，係指公文自收文或交辦起至發文、歸檔之全部流程。
四、公文正本及副本均用正式公文紙繕打，並蓋用印信或章戳；以電子發文者，得不蓋用印信或章戳。
貮、處理程序
五、文書處理，應隨到隨辦，隨辦隨送，不得積壓。
六、為配合政府文書處理電子化原則，本校採用收發文號電腦自動給號，檔案分類檢索則依「屏東縣立各級學校檔案分類及保存年限區分表」為之。
七、為配合公文橫式書寫推動方案，本校各種公文書，自94年1月1日起全面改為由
左而右、由上而下之橫行書寫，各類表單皆採用A4紙張直式橫書為原則，並統一
裝訂於左邊。
八、任何文書均須記載年、月、日；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準。
九、除一級主管外，承辦人員於擬稿、核稿、簽擬意見等應一律使用職名章，並註明日期、時間，以明責任。
參、收文處理
十、文書組收文人員收到文件拆封後，如為機密文件，應呈送校長拆閱，如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應以電話或書面向原發文機關查詢；如係電子收文，則收文人員於檢視來文無誤後，亦應按收文程序辦理，如發現來文有誤送或疏漏時，應通知原發文機關另為處理。
十一、附件應不與公文分離為原則，隨文附送。
十二、來文內容涉及兩個單位以上者，以來文所敘業務較多或首項業務之承辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦（案情重要或複雜者，以書面會簽，以避免核定後，彼此意見相左，造成執行困難）。
十三、承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。
十四、承辦單位收受之文件，經主管核閱認為非屬本處室承辦者，應即請校長裁定改分， 文書組交其他處室承辦，以免輾轉延誤。
十五、會辦之普通公文，受會單位應視同速件處理，速件則視同最速件處理。
十六、陳轉、會辦之公文，應於公文夾上另附遞送順序，以免誤送，延誤處理時效。
十七、公文之機密等級分為：「絶對機密、極機密、機密、密」四級。機密文件由校長
指定專人處理，文書組應以機密件（密由欄內註明密不錄由）登記後送交該專人簽辦，該案陳校長核定後暫存，俟機密等級註銷或復文時再交由文書組歸檔。如該機密文件屬極機密而由單位承辦時，俟結案後再由校長指定之專人保存。
肆、文書核擬
十八、校長或處室主管對主管業務認為有辦理公文之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。
十九、擬辦時簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。
二十、重要或特殊案件，承辦人員不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。
二一、案件情節或文字較繁冗者，宜摘要眉註或用色筆劃記，以利核閱。
二二、擬稿須條理分明，簡潔扼要，並以一文一事為原則，所有空泛之詞及陳腐套語，
均應避免。
二三、簽應載明年月日及單位地點。
二四、撰擬文稿，不宜以剪貼方式代替書寫，字跡應力求清晰，不得潦草。如有添註
塗改須於添改處蓋章。
二五、文稿有一頁以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋騎縫章或職名章，同時於每
頁下方加註頁碼。
二六、核稿時如有修改，勿將原來字句塗抹盡去，僅加勾勒，從旁添註即可。
二七、文書之陳核過程中，均應使用公文夾，其區分如下：
一、速件及最速件用紅色。
二、普通件用白色。
三、機密件用黃色或特製密件袋。
伍、發文處理
二八、送文書組發文之公文，應以當日竣事為原則，下班前二小時內擬發之公文，最
遲應於次日發文。
二九、各承辦員寄發之信件應註明交寄種類（普通、掛號等），並在信封面左下角註明
寄發組別（以免對方退回時無法交還），寄發紙本公文時，承辦員應書明受文者地址，以利寄送。
三十、繕打之文件應力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可
能緊湊。
三一、公文校對完畢，蓋印寄發。
三二、監印人員依下列規定蓋用印信。
（一）、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、獎狀、證明書、契約及其他依法規定
應加蓋用印信之文件，均蓋用校印及校長職銜簽字章。
（二）函：上行文署校長職銜、姓名、蓋職章。平行、下行文蓋職銜簽字章。
（三）書函、開會通知及一般事務性之通知，蓋用學校或承辦單位條戳。
三三、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先經校長核定後，始予蓋用印信。
三四、各單位經常性例行報表或文件，應先經校長核定後，始予蓋用印信。
三五、發送之公文，如係電子交換之公文，得於公文原稿加蓋「電子公文」章戳後
歸檔。
三六、電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統檢視發文結果，並為必
要之處理。
三七、總發文字號每年更易一次，年度中間如遇校長更動時，其編號仍應持續，不另
更換。
三八、機密件、最速件或開會通知應在封套上加蓋戳記。
陸、流程管理
三九、公文流程管理亦即文書稽催，由文書組負責並請各處室主管配合督導查催。
四十、公文辦理期限，除經校長批定依限辦理外，餘參照下列標準擬辦。
（一）、特急件隨到隨辦。
（二）、最速件1日。
（三）、速件3日。
（四）、普通件六日。
（五）限期公文：１、來文或依其他規定訂有期限的公文，應依其規定期
限辦理，其處理時限包含假日計算在內。２、來文訂有期限者，如
受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限
辦理。３、變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認。
（六）、來文案情繁複，須延長辦理時限者，得簽明申請展期原因，由校
長核定後，會知文書組登錄列管。
四一、文書組應來文或依其他規定訂有期限的公文，查詢是否按規定函報，如未函報即予催辦。
四二、承辦人員於接獲催辦，並立即簽辦或核會，如不簽辦又不將延辦理由簽復者，
應簽報校長議處。
柒、文書歸檔
四三、機密檔案歸檔時，應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封，封口加蓋印章後，送文書組歸檔。
四四、歸檔文件中附有不得有現金或有價證券及其他貴重物品。
四五、文件歸檔須按「屏東縣立各級學校檔案分類及保存年限區分表」分類，並依文號序、時間先後編訂，以方便整理查考。
四六、檔案管理，由文書組集中管理。承辦單位認為承辦文件確有隨時查考之必要者，
則於歸檔前自行影印後，再送文書組歸檔。
四七、檔案之銷毀，依機關檔案銷毀辦法規範為之。
捌、文書調閱
四八、借調檔案須填寫調案單，以一案一單為原則，經單位一級主管簽章後，送文書組調取。
四九、借調機密檔案，應陳奉校長核准。
五十、調案人不得在檔案管理處所擅自檢取或翻閱抄錄案卷。
五一、調閱非主管案件，應送會有關處室主任同意，或簽奉校長核准。
五二、借調檔案以一日為限，隨時歸還。
玖、考核獎懲
五三、公文處理之考核項目如下：（一）速度。（二）數量。（三）熟練。（四）品質及內容。
五四、公文處理人員適用之獎勵種類如下：依法規辦理。
五五、公文處理人員適用之懲處種類如下：依法規辦理。
五六、各處室主任、文書組對公文處理之定期考核結果，列入年終考績依據
之一，簽報校長核定後辦理。
五七、本辦法經行政會議通過，並陳校長核准後實施，修正時亦同。
中 華 民 國 102 年8 月 29 日
機密工文處理
一、依據行政院秘書處「文書處理手冊」及檔管局「檔案管理作業手冊」規定辦理。
二、機密文書區分機密等級如下：
（一）絕對機密：凡具保密價值之文書洩漏後，足以使國家安全或利益遭受特別嚴重損害者。
（二）極機密：凡具保密價值之文書洩漏後，足以使國家安全或利益遭受嚴重損害者。
（三）機密：凡具保密價值之文書洩漏後，足以使國家安全或利益損害者。
（四）其他依法應保密事項，得比照前三款機密等級，適當區分之。
三、機密文書之簽辦應注意事項如左：
（一）奉交辦或分辦過程中，不得讓不應知悉人員窺視
或翻閱。
（二）機密文書之陳判、送會，應由主管人員或承辦人
員親自持送。如不能親自持送，應置於密封之密件
袋內
三、經核定機密等級、解密條件之文書，均應完成適當標示。其解密條件如左：
（一）本件於公布時解密。
（二）本件至某年某月某日解密。
（三）本件於工作完成或會議終了時解密。
（四）附件抽存後解密。
（五）其他特別條件或另行檢討後辦理解密。
四、機密文書之保管：
（一）應與非機密文書之檔案分別保管。
（二）機密文書應放置於堅固完整、封鎖確實之公文箱（櫃）。「絕對機密」、「極機密」文書應放置於具安
全防護功能之保密設備內，保管人員必須經常檢查。
（三）保管機密文書人員調離職務時，應將所保存之機密文書，逐項點交單位主管或指定人員接管，並列冊陳核。
五、凡經核定機密等級之文書，不論其性質屬研究報告、會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等，均應依檔案法及相關規定辦理。
信件處理練
1.信件處理流程圖
2.掛號信件登記
3. 郵票使用登記簿
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屏東縣立滿州國中 年師生掛號信件登記簿
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日期
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掛號號碼
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收件人姓名
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信 件 名 稱
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收件人簽名
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寄 件 人 姓 名 地 址
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